Datenschutzerklärung für Kunden, Lieferanten und sonstige Kontaktpersonen

Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert für die Geschäftsleitung der Certmedica International GmbH (Certmedica). Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt stets im Einklang mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und in Übereinstimmung mit den für die Certmedica geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen. Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir alle mit uns in Kontakt stehenden Geschäftspartner (wie Kunden, Lieferanten, Dienstleister, Geschäftskontakte,  etc.) und sonstige Kontaktpersonen (wie Endverbraucher von Produkten, Anfragende, Bewerber, etc.), im Folgenden unter dem Begriff „Kontaktpersonen“ zusammengefasst, darüber informieren, wie wir ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

(1) Wer ist für die Datenerhebung verantwortlich und an wen kann sich der Betroffene wenden?

Certmedica International GmbH
Magnolienweg 17
63741 Aschaffenburg

Geschäftsführer: Ralf Domdey, Ulrich Girke

Telefon: +49 (0) 60 21 / 15 09 3-0
E-Mail: info@certmedica.de

Wir haben für unser Unternehmen folgenden externen Datenschutzbeauftragten bestellt:

Oliver Krause
Untergasse 2
65474 Bischofsheim
Telefon: +49 (0) 61 44 / 40 21 97
E-Mail: certmedica@dsbok.de

(2) Welche Daten und Quellen werden genutzt?

Certmedica verarbeitet personenbezogene Daten, die sie im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit von Ihren Kontaktpersonen oder von Adresshändlern erhält. Des Weiteren verarbeitet Certmedica Daten, die Sie aus öffentlichen Quellen beziehen kann.

Personenbezogene Daten die verarbeitet werden können sein: Namen, Titel, Geschlecht, Adresse, Telefonnummern, Faxnummern, E-Mail Adressen, Berufstitel, Arbeitgeber

Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten, Daten aus der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen, wie Umsatzdaten, Daten zum Zahlungsverkehr, Produktdaten, Daten zu in Anspruch genommenen Dienstleistungen, Bonitätsdaten, Werbe- und Vertriebsdaten, Dokumentationsdaten oder Telemediendaten wie z.B. Webseiten, Apps, Newsletter sowie andere, die mit den genannten Kategorien vergleichbar sind, sein.

(3) Erfolgt eine Aufzeichnung von Telefongesprächen und elektronischer Kommunikation?

Telefongespräche werden nicht aufgezeichnet. Elektronische und schriftliche Kommunikation mit Certmedica kann digital gespeichert werden. Dies erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben. Die Speicherung dient u.a. Nachweiszwecken, z.B. zur Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.  

(4) Wofür speichern wir Ihre Daten?

Die Certmedica verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG):

  1. Zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen (Art.6. Abs. 1b DSGVO)
    • um mit Ihnen in Kontakt treten zu können, indem wir diese in unserem CRM-System erfassen
    • um Ihre Kundenbestellungen und Ihre Anfragen bearbeiten zu können
    • um Ihnen Waren zu senden oder Waren abholen zu lassen
    • um Bestellungen bei Ihnen auszulösen oder Dienstleistungen einzukaufen
    • um bestehende rechtliche Anforderungen einhalten zu können
    • um rechtliche Ansprüche geltend machen zu können oder zur Verteidigung im Falle von Rechtsstreitigkeiten
  1. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1f DSGVO) So weit erforderlich, verarbeitet Certmedica Daten von Kontaktpersonen über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von Certmedica oder Dritten.
    • um Kundenbefragungen, Marketingkampagnen, Marktanalysen und Gewinnspiele durchführen und Auswertungen vornehmen zu können
    • um Kontaktpersonen regelmäßig aktiv unsere Angebote und Dienstleistungen vorstellen zu können
    • um Ihnen auf Ihren Wunsch hin Produkt-, Schulungs- und Marketinginformationen zukommen zu lassen
    • um unser operatives Tagesgeschäft durch Analysen und Trendbeobachtungen zu verbessern
    • um unseren Kundenservice stetig zu optimieren, unsere Produkte und Dienstleistungen weiter zu entwickeln und für Maßnahmen zur Geschäftssteuerung
  1. Aufgrund der Einwilligung des Kunden (Art. 6 Abs. 1a DSGVO) So weit der Kunde der Certmedica eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Erhalt von Newslettern, usw.) erteilt hat, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.05.2018, der Certmedica gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

  2. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c, DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1e DSGVO)

(5) Wer bekommt die Daten von Kontaktpersonen?

Innerhalb der Certmedica erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die Daten von Kontaktpersonen, die diese zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch die von Certmedica eingesetzten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn sie die datenschutzrechtlichen Vorschriften wahren. Dies sind im wesentlichen Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistung, Logistik, Druckdienste, Bank, Versicherung oder Leasinggesellschaft, Telekommunikation, Beratung und Consulting sowie Vertrieb und Marketing.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der Firma ist zunächst zu beachten, dass die Certmedica zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Tatsachen und Wertungen verpflichtet ist, von denen sie Kenntnis erlangt. Informationen über Kontaktpersonen darf die Firma nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, die Kontaktperson eingewilligt hat und oder der von der Firma beauftragte Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Einhaltung der Vorgaben der DGSVO und des BDSG garantiert. In der Regel haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit diesen Dienstleistern.

(6) Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet nicht statt.

(7) Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Certmedica verarbeitet und speichert die personenbezogenen Daten von Kontaktpersonen, solange es für die Erfüllung ihrer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn eine befristete Weiterverarbeitung ist erforderlich, z.B. zu folgenden Zwecken:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten z.B. auf Basis des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bestimmter Daten betragen zwischen 2 bis 10 Jahre.

(8) Welche Rechte haben Kontaktpersonen?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch nach Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und bei Löschrecht gelten die Einschränkungen nach §§34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzbehörde nach Artikel 77 DSGVO i.V.m. §19 BDSG.

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten kann die Kontaktperson jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 15.05.2018 der Firma gegenüber erteilt wurden. Der Widerruf wirkt jedoch grundsätzlich erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf liegen sind davon nicht betroffen.

(9) Gibt es für den Kunden eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

lm Rahmen der Geschäftsbeziehung zur Certmedica muss die Kontaktperson diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung die Certmedica gesetzlich verpflichtet ist. Ohne diese Daten wird die Certmedica in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit der Kontaktperson zu schließen, einen Auftrag auszuführen oder einen bestehenden Vertrag durchzuführen, so dass sie den Vertrag gegebenenfalls beenden muss.

(10) Gibt es eine automatische Entscheidungsfindung?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzt die Certmedica grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollte die Certmedica diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, wird sie Betroffene hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

(11) Findet Profiling statt?

Die Certmedica verarbeitet die Daten von Kontaktpersonen teilweise automatisiert mit dem Ziel, bestimmte geschäftliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Die Certmedica setzt Profiling beispielsweise in folgenden Fällen ein:

  • Um Kontaktpersonen zielgerichtet über Produkte informieren und beraten zu können, setzt die Certmedica Auswertungsinstrumente ein. Diese ermöglichen eine bedarfsgerechte Kommunikation und Werbung einschließlich Markt- und Meinungsforschung.
  • lm Rahmen der Beurteilung der Kreditwürdigkeit von Kontaktpersonen nutzt die Certmedica ggf. Bonitätsauskunftsdienstleiter. Dabei erhalten wir Auskünfte über die Bonität von Kontaktpersonen. Dabei wird die Wahrscheinlichkeit berechnet, mit der ein Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen vertragsgemäß nachkommen wird.

(12) Was passiert bei Anfragen per E-Mail, Telefon, Telefax oder über die Webseite?

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Telefax oder über unsere Webseite kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage, etc.) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und / oder auf unseren berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), da wir ein berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen haben. Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen, bleiben davon unberührt.

(13) Änderung dieser Datenschutzerklärung

Die Certmedica behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit nach eigenem Ermessen, unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben, zu ändern. Wir werden diese Änderungen auf unserer Internetseite www.certmedica.de unter dem Punkt Datenschutz veröffentlichen, sodass Sie jederzeit umfassend über die Erfassung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informiert sind. Wir empfehlen Ihnen daher sich in regelmäßigen Abständen über die Inhalte unserer aktuellen Datenschutzerklärung zu informieren.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSG-VO)

1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die Aufgrund von Artikel 6 Absatz 1, Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihrem Interesse, Ihren Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.  

2. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

In Einzelfällen verarbeiten wir ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.  

Ihr Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an unseren externen Datenschutzbeauftragten gerichtet werden: Oliver Krause , Untergasse 2, 65474 Bischofsheim, Telefon: +49 (0) 61 44 / 40 21 97, Mobil: +49 (0) 160 / 53 84 72 7, E-Mail: info@dsbok.de

Stand: 01.04.2020